社内メールの宛名は「○○さん」と「○○様」どっちにすべき？→専門家の答えが納得だった！

社内メールの宛名は「○○さん」と「○○様」どっちにすべき？→専門家の答えが納得だった！

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写真はイメージです　Photo:PIXTA

「こんなとき、どうする……？」ビジネスメールで意外と困る“あるある”な問題について、日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんに聞きました。第1回は「メールの宛名」についてです。（構成／ダイヤモンド・ライフ編集部）

メールの宛名どうする？「○○様」vs.「○○さん」問題

　仕事でいろいろな人とメールのやりとりをするようになると、宛名を「様」で書いている人がいる一方で、「さん」で書いている人もいたりして、どちらにすればいいのか迷うことがあるかもしれません。

　宛名も含め、メールの書き方で困ったときには、次の二つの軸で考えてみてください。一つは、正しく伝わるか。もう一つは、不快感がないか、です。

　宛名の問題について考えてみると、まず「様」か「さん」かによって、正しく伝わるかどうかに差はないですよね。となると、不快感が生まれるのかどうかが、ポイントになります。

　どちらかの宛名にしたときにメールを送る相手が不快に思うのであれば、不快に思われない方を選ぶべきですが、そうではないのであればどちらでもよいです。

　一般的には、「様」のほうが堅くて、「さん」は柔らかいイメージがありますね。こうした言葉の持つイメージを踏まえて、どちらを使うべきか迷ったときには、日ごろの距離感を参考にするとよいでしょう。

日頃の距離感を参考に大事なのはメールの本文

　例えば、上司も含めて社内の人たちを「さん」付けで呼んでいる会社であれば、メールも「さん」を使うのが自然だと思います。一方で、大企業の場合、一度も会ったことがない社長にメールを送らなければならないといったシチュエーションもあるかもしれません。その際は、あえて堅さを見せるために、「様」を使うという選択もありでしょう。

　取引先など社外の人へのメールについては、基本的には「様」を選ぶのが無難です。ただ、日頃から懇意にしている仕事のパートナーに対しては、「さん」付けも許容されるかなと思います。普段話すときの距離感に近い言葉を選ぶとよいですね。

「様」にするか「さん」にするか、新入社員や社会人経験の浅い若手の方は悩むかもしれませんが、あまり心配しなくて大丈夫。選ぶ敬称によって、堅苦しく思われたり、馴れ馴れしく思われたりするリスクは多少ありますが、大事なのはメールの本文ですから。

　わかりやすく、不快感がないメールになっているか。このポイントを押さえておけば、気にしすぎる必要はありません。