会議に欠席者を出さない人のスケジュール調整術

6月13日(月)9時0分 ダイヤモンドオンライン

スケジュール調整力は、あなたの評価をも左右しかねません

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 社内の会議や打ち合わせに関して、スケジュールの調整役を任されたことはありますか?対象者のスケジュールを調整し、当日に全員が参加する状態にするのは、意外に大変な仕事です。なかには前日になって「自分も参加するんだっけ?」と、頭を抱えたくなるような問い合わせをしてくる人もいます。それだけいい加減な参加者は少なくありません。


 ただ、結果として欠席者が多数出てしまったら、調整役の力不足は否めなくなります。ではどのようにスケジュール調整を行えば、スムーズに、かつ皆が高い意識を持って参加してくれるのでしょうか。


連絡しているのになぜ?

会議に参加しない人の“事情”とは?


「聞いてないよォ」は、1993年に流行語大賞を受賞したダチョウ倶楽部の生みだした言葉。彼らがこれから行われる企画内容をまったく知らされておらず、その内容があまりに過酷な仕打ちであったことから、メンバーの寺門氏が「聞いてないよォ」とポロリと言ったことから生まれたそうです。当時は本当に聞いていなかったようですが、その後は聞いていても「聞いていない」と大騒ぎをするギャグとして人気を博していきました。


 私も当時、仕事で突然無茶な仕事を頼まれたときに「聞いていませんよ!」という言い方をマイルドにし、笑いを取るべく使っていた気がします。


 みなさんも職場で「聞いていない!」と思う瞬間はないでしょうか。


調整役「明日の会議の件ですが…」

参加者「えっ、聞いてないよ」

調整役「スケジューラーには入れていますけど…」


 これは、調整役と参加者の双方にスケジュール調整への気配りが足りない典型例ではないでしょうか。調整役は参加者に対して予定を忘れない気配り、参加者もスケジューラーに新たな予定が入っていないかを確認する、仕事全般に対する気配りがいないと言えます。




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