「使えるヤツ」かどうかは、箇条書きでわかる! メール、報告書、プレゼンetc

6月17日(金)11時0分 ダイヤモンドオンライン

シリコンバレー、戦略コンサル他、世界の最前線で、超一流は何をしているのか?


答えは「Bullet Points(ブレットポイント)」と呼ばれる“箇条書き”によるコミュニケーション。


箇条書きは、英語や会計、そしてロジカルシンキングと同じくらい世界的に求められているスキルなのだ。プレゼン、企画書、報告書、メール、議事録。あらゆるシーンで活用されている。最新刊『超・箇条書き』の著者、杉野氏にその詳細を語ってもらう。


同じ内容でも、

「伝え方」でここまで変わる。


 前回の記事で、「世界の最前線で、なぜ箇条書きが使われているか」を紹介した。では、そもそも箇条書きにはどのような機能があるのかを見てみよう。


 例えば、牛丼のアピール表現を箇条書きとベタ書きで比べてみる。下記の図を見てほしい。


 どうだろう。


 一目瞭然で、ベタ書きのほうが情報量は多い。説明も丁寧だ。


 だが、情報量が多過ぎて、なかなか頭に入ってこない。最後まで読む気にならないし、つまらない。


 一方で、箇条書きはシンプルで、すぐ理解できる。言い換えれば、情報量が少ないため、処理するのが楽なのだ。


 ベタ書きを最後まで飽きずに読めた人は少ないだろう。しかし、箇条書きはほとんどの人が一瞬で、しかも最後まで読めたはずだ。


 箇条書きには「読み手や聞き手の情報処理の負荷を減らす」という機能がある。


 結果として、伝えたいことを速く、そして正確に伝えることができる。


 そのため、そもそも関心をもっていなかった相手の心にも響きやすい。目を配ってもらう、あるいは耳を傾けてもらうということが起きる。その結果、人を動かすこともできるのだ。


 箇条書きは、人を動かすだけではなく、あなたの評価をも決める。「まさか」と思われる方もいるかもしれないが、事実だ。


 緊急な案件について、報告書やメールを上司に送るとする。あなたはどんなメールを送るだろう?




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