「アポなし訪問」への対応で会社のレベルは分かる

6月18日(土)9時0分 ダイヤモンドオンライン

小宮一慶小宮コンサルタンツ代表

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「アポなし訪問者」にどう対応しているか?


 会社を訪問する時にはアポイントを取ることが望ましいことは言うまでもありませんが、親しいお客さまや友人などの場合、ちょっと近くにいるからとアポなしでふと訪問することもなくはありません。そのようなアポなしで訪問した時にこそ、その会社のレベルが分かるものです。


 私も友人や知人が働く会社の近くで用事を済ませた時、たまにですがアポを取らずに立ち寄ることがあります。受付で「○○さんにお会いしたい」と用件を伝えた時、「アポをお持ちですか」と聞き返し、「ない」と答えると、上から目線の雑な応対をする会社は、会社の印象を悪くします。


 中にはアポがないと聞いたとたんに不審者を見るような態度を取る会社もあります。もちろん、突然来たほうも悪いのですが、きっと相手も心の中で「アポなしで来るなんて何様だ」と思っていて、それが露骨に態度に出ているのです。


 私が会いたい相手は社内ではそれなりの地位に就いている人が多いため、セキュリティの関係で簡単に通すわけにはいかないことは分かりますし、もちろん、そういう人たちは忙しいのですが、通す通さないという判断と、いい加減な応対、高飛車な応対とは別の話です。


 大企業の場合、経費削減のため受付業務を外部に委託しているケースも多いのですが、外部委託だから受付教育をおろそかにしてもいいというわけではありません。受付は会社の顔ですので、会社が責任を持って顔にふさわしい教育を行うべきです。


 良い会社はアポありの訪問者とアポなしの訪問者を露骨に差別するようなことはしません。ひょっとしたら最重要取引先の方かもしれませんし、来訪を受ける人からみたらとても大切な人かもしれないからです。会社の印象を決めるということも知っているのです。アポなしであっても、手際よく取り次いでくれます。


 その結果、不在という返事であっても、約束をせずに訪問した側が悪いのだから仕方ありません。


 またアポありの場合でも、良い会社の場合は、来意を告げた時、受付の端末などでアポ情報を検索して「お待ちしておりました」と必ずひと言添えて迎えてくれます。来た人も歓迎されているのだなという印象を受けます。教育が行き届いているのです。




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