効率UP! 社会人に聞いた、ビジネスメールの時間短縮術「テンプレ化」「1時間に10分だけ対応」

6月21日(日)11時0分 マイナビスチューデント

効率UP! 社会人に聞いた、ビジネスメールの時間短縮術「テンプレ化」「1時間に10分だけ対応」

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たかがメール作成、されどメール作成。仕事中、意外と時間がかかってしまうのがメールのやりとりです。仕事には不可欠ですが、できるだけ時間は短縮したい......そのための方法について社会人のみなさんに聞いてみました。

■よく使うフレーズは登録!
「使う頻度の高い文章は辞書登録している。たとえば、『おつかれ』で『お疲れ様です。○○です』、『なにとぞ』で『何卒よろしくお願いいたします』など。社名も登録している」(27歳/女性/IT)

ほかにも『じゅうしょ』で『会社の住所』、『でんわ』で『会社の電話番号』を登録している人もいるようです。

■テンプレを利用
「お礼メールとか資料送付メールは、テンプレ登録してある。だいたい文面は同じなのに、毎回書いているとそれなりに時間がかかってしまうので。ただ、相手方の名前を間違えていないかなどは、最後にていねいに確認が必要」(26歳/男性/教育)

アポ入れメールなど、職種によって定番メールに差はありそうですが、一度作っておくと、後々の時間短縮になりそうですね。

■メール対応の時間を決めておく
「1時間毎に10分、とメール対応の時間を決めておく。それまでパソコンのメール機能を立ち上げないようにしている。そのほうが仕事もメール返信も集中してできるので」(32歳/女性/制作)

メール返信は早いほうがいいですが、来るたびに対応していては、下手するとずっとメール対応をしていることになりかねません。何事も時間を区切ってやることは大事かも?

■メールをフォルダ分け
「あらかじめ、送信元別にフォルダに振り分けられるようにしておく。そうすると自然とメール返信の優先順位が構成できるので、どれから返そう? などと考える時間がなくなる。短縮といってもほんの少しだけど、やってみると意外と便利」(29歳/男性/経理)

あとからメールの内容を確認するときもフォルダ分けされていると便利ですね。仕事全体の効率がよくなりそう!

メール作成時間を劇的に短くするような魔法の技はありませんが、最初のちょっとした手間でストレスは軽減できそうですね。あなたはメールの作成時間を短縮するための裏ワザを持っていますか?

(ふくだりょうこ+プレスラボ)

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