できる人ほどハマりがち! 「結論から伝える」の落とし穴

6月29日(水)11時0分 ダイヤモンドオンライン

シリコンバレー、戦略コンサル他、世界の最前線で、超一流は何をしているのか?


答えは「Bullet Points(ブレットポイント)」と呼ばれる“箇条書き”によるコミュニケーション。


箇条書きは、英語や会計、そしてロジカルシンキングと同じくらい世界的に求められているスキルなのだ。プレゼン、企画書、報告書、メール、議事録。あらゆるシーンで活用されている。最新刊『超・箇条書き』の著者、杉野氏にその詳細を語ってもらう。


「アンサーファースト」は、

万能ではない


 結論を最初にもってくる伝え方は“アンサーファースト”と呼ばれる。アンサーファーストは、あたかもどんな場面でも使える万能のものとして語られることがある。


 事実、コミュニケーションスキルを指南する書籍では、「まず結論から伝えよう」などの項目もある。


 しかし、アンサーファーストも場面によりけりなのだ。アンサーファーストで伝えることで相手の信頼を失ってしまうこともある。


 たとえば、今年、営業目標を達成できなかった部下が、次のような改善策を箇条書きで上司に報告したとする。


■来年こそは営業目標を達成する

■このための打ち手は2つである

 ・既存顧客への提案回数を今年より倍増する

 ・新機顧客への訪問回数を今年より倍増する

「来年は営業目標を達成する」というのは結論で、アンサーファーストだ。


 だが、今年、営業目標を達成できなかった部下から、いきなり「来年こそは大丈夫です!」と言われて「はい、そうですか」と信用する上司はよっぽどのダメ上司だ。


 今年達成できなかったのに、来年は大丈夫な保証がなにも示されていない。普通の上司なら、「こいつは反省したり、考えたりできないやつだな。また来年も危ないかもしれない」とこの部下への信頼を落とすだろう。


 相手がまだ背景や原因をわかっていないことに、いきなり結論を伝えるべきではない。


 相手はそれがなぜ提案されているのかや、根拠がわからず、相手の情報処理が止まってしまう。そんな箇条書きは本末転倒だ。


 相手は結論よりも先にその背景や経緯を知りたいことがある。つまり、相手が最初に求めている答えとは、必ずしも結論とは限らないのだ。


 コンサルタントでも熟練した人間であれば、プロジェクトの中間報告など、まだ相手が背景や経緯を必ずしも理解していないときには、その背景や経緯から話す。


 結論はその次、ときには最後にもってくることもある。


 一方で、最終報告など、相手が背景や経緯をすでに理解している場合は、結論は最初にもってくる。さきほどの例の場合を考えてみよう。




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