残業ゼロの人がやっている、「15分単位」で仕事を組み立てる方法

9月22日(土)6時0分 ダイヤモンドオンライン

2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。



「働き方」を記録するシンプルなルール


「働き方」を変える第一歩は、日々、始業前に1日のスケジュールを立て、終業後に実際に行った仕事を記録する「ワークログ」をつけることです(連載第3回参照)。ここでは、「ワークログ」をつけるうえでの基本ルールについてご説明します。まず始業前に、その日一日のスケジュールを見積もるときには、次の4つのルールを意識してください(下図参照)。


(1)時間は15分単位で考える

(2)業務とそれにかける時間(時間見積もり)をセットで考える

(3)残業を見込まず、就業時間内で終わるようにスケジュールを立てる

(4)各業務の優先順位を明確にする



 前日の終業時に、翌日やることをピックアップしておけば、それほど手間をかけずに記入し終えることができるはずですが、慣れないうちは少し手間取るかもしれません。それは、これまで時間に対する意識が薄かったことのあらわれと言えます。


 私たちのクライアントのなかにも、当初は「ワークログ」をつけるのに手間取る方たちがいらっしゃいましたが、率直に申し上げると、そういう方たちほど、時間の使い方が上手ではなく、成果も出せていない傾向がありました。


 ただそれは、言い方を換えれば、それだけ「伸びしろ」があるということ。実際、頑張って「ワークログ」をつけ続けることで、どんな人でも5分以内で書き終えることができるようになりますし、それに伴って時間の使い方もどんどん上達していきます。「ワークログ」をつけるのは、仕事を効率的に進める訓練にもなるのです。


 また、終業時、実際にどのように仕事を進めたかを記録するときには、次の3つのルールを意識します(下図参照)。


(1)時間見積もりと実際にかかった時間(実績)の差異を明確にする

(2)よかった点と反省点を振り返る

(3)翌日にやることをピックアップする



 このうち、(2)と(3)は終業時に行う必要がありますが、(1)については、仕事中にひとつのタスクを終えるたびに記入していく方法でもOK。これによって、仕事にリズム感も出てくるのでおすすめです。そして、(3)をもとに翌朝、「見積もり」を記入するというサイクルをグルグル回していくわけです。





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