効率よく時短したい人に。日常に余暇を作り出すタスク管理術3つ

11月11日(月)12時0分 lifehacker

誰でも1日は24時間しかなく、時間に余裕が無い日もあります。

ですから、これから年末にかけて、どんな工夫をすれば余暇を作れるか考えてみましょう。

私は、RescueTime を使って自分の1日の過ごし方をトラッキングしていますが、最近RescueTimeのブログで、タスクの所要時間を短縮する「時短術」がシェアされていました。

「時短術」とは、余暇を増やす戦略やツールのことです。「斧を研ぐ」的な時間管理術です。

「斧を研ぐ」という隠喩は、かつてアメリカ大統領だったエイブラハム・リンカーンの「木を切り倒す時間を6時間与えられたら、私は最初の4時間を斧を研ぐことに使う」という言葉に由来しています。

今は木を切り倒す必要がある人自体が少なくなり、木を切り倒すのにそれほど時間もかからない時代になりましたが、仕事に使用するツールを研ぐことで、作業に費やす時間を短縮できるという原則は変わりません。

では、実生活では具体的にどのようなことを指すのでしょうか。

私が長年にわたり採用してきた最も効果的な「時短術」をいくつかご紹介しましょう。

1日を1時間単位で計画する私は、毎朝1日の始めに、その日に「完了したいこと」と「その作業をする時間枠」をリストにします。

もちろん、この種のスケジュールは時間の経過とともに変わっていく可能性があることはわかっていますが、「完了しなければならないことはこれ」、そして「そのために使える時間はこれだけ」と決めてしまうと、集中力を維持できます。

心の中で締切を設定すると、先延ばしの防止になり、「さっさとやらなくちゃ」という意識も生まれます。

たとえば、私が1時間以内にこの記事を完成させる必要があるとしたら、今この時間は文章を書くことにしか使えません。

管理タスクはまとめて処理する「たった2分でできる」と言われる管理タスクも、実際には時間を食います(2分かかるタスクが10個あれば、少なくとも20分使ってしまいます。さらに、1つのタスクから次のタスクに移行する時間もこの20分に追加されます)。

ですから、私は請求書の送付や経費の確認などの管理タスクはまとめて処理することにしていて、仕事の日は、必ず仕事の前に1時間割いて、できるだけ多くのタスクを片づけます。

また、毎週月曜日に「プロセスと管理」の時間を2時間スケジュールして、やり残しを処理しています。

ところで、私はメールもまとめて処理しています。

プロジェクトに取り組んでいる期間は、なかなかクライアントからのメールを見ずにはいられないことはわかっていますが、1日の決まった時間にメールをチェックして返信するようにするだけで、ずいぶん時間を節約できます。

これは、私の時間節約術の中で、多分最も効果が大きいと思います。

「NO」と言う「NO」と言えるようになることが、RescueTimeの時短術リストの最初の項目になっているのは、自分の時間を取り戻すために大変重要なことだからです。

もちろん、仕事でも私生活でも、実際には「NO」と言えない状況はあります。

たとえば、上司から追加の仕事を振られたときや、子どものサッカーの試合やマーチングバンドのイベントがあるときは、「NO」とは言えないかもしれません。

でも、「NO」と言う選択肢があるときは、選択しましょう。

この場合、Derek Sivers氏が提唱する「是非やりたいこと以外はNOと言う」というフレームワークを活用するとうまくいきます。

何か新しいことを頼まれたら、是非やりたいと思わない限り、「NO」と言いましょう。

それから、私は、「1つ引き受けたら1つ断る」ことにして、コミットメントを増やさないようにしています。

何か新しいことを引き受けるときは、他に何かやめられるものが無いか考えます。

これは、物事のバランスを保つには良い方法です。

シェアしたいお気に入りの時短術がある方は、是非お知らせください!

たとえば、私は請求書やメールの返信などの自動化はあまり行っていませんが、自動化することで十分な余暇が生じるのか興味があります。

また、家庭でできる時短術にも興味があります。

私には、その点に関してあまりアイデアが無いので、どうすれば時間を最大限に活用できるか、その結果生じた余暇をどう使うのか、読者の皆さんと意見を交換できたら嬉しいです。

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Image: Shutterstock.com

Source: RescueTime, sivers.org

Nicole Dieker – Lifehacker US[原文]

lifehacker

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