【永久保存版】頭のいい人が使っている「スパッと簡潔なメール」7つのコツ

2024年11月21日（木）6時0分　ダイヤモンドオンライン

私たちは日々、何かを「読んで」いる。SNSやニュースメディア、仕事のメール、友人とのチャット。そのため、現代人は膨大な量の言葉によって脳が疲れ果てていて、集中力と忍耐力は低下し、さらに言葉づけになっているという。現在670万の定期購読を誇るデジタルメディア「アクシオス」の共同設立者3人による著書『Simple「簡潔さ」は最強の戦略である』は、「スマート・シンプル（賢明な簡潔さ）」の重要性を説いている。そして、それを実現するために必要なのが、「言葉選び」だという。人に何かを伝えるときに適切な言葉選びとはどのようなものか。本記事では、本書の内容をもとに紹介する。（文／神代裕子、ダイヤモンド社書籍オンライン編集部）

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伝わりづらいテキストコミュニケーション

　つらつらと長文で書かれたメールを読んで、「結局何の連絡なんだろう」と思ったことはないだろうか。

　頭にスムーズに入ってこなくて、一番大事な部分を読み飛ばしてしまったという経験をしたことがある人もいるに違いない。

　文章によるコミュニケーションは、決して伝わりやすいものではない。電話を1本入れた方がよっぽど話が早いことは多々ある。

　しかし、チャットツールが進化した現代において、テキストコミュニケーションは増えるばかりだ。

　誤解なく、わかりやすく相手に伝えるには、どうしたらいいのだろうか。

「スマート・シンプル（賢明な簡潔さ）」を提唱する、「アクシオス」の共同設立者3人は、ビジネス文書で使うべき表現のことを次のように語る。

「価格」と言うべきときに「価格ポイント」と言ってはいけないし、「スキル」ですむところを「コア・コンピタンス」と言ってはいけない。スマートで引き締まった文章は、ぐねぐねと曲がりくねらず、主語、目的語、動詞と、まっすぐ進む。（P.124）

　ストレートに伝わる言葉選びと表現が、テキストコミュニケーションにおいては大事なのだ。

「曲がりくねった表現」をしてはいないか

　スマートで引き締まった文章を学ぶ前に、曲がりくねった文章とはどういうものか考えてみよう。

　本書には、次のような例が載っている。

▶︎かつて私たちは、ある地方紙のベテラン編集者から、バナナを「細長い黄色い果物」とは呼ばないだろうと指摘された。ところが私たちは文章を書くとなると、しょっちゅうそういうことをする。
▶︎恋人に向かってこうは言わない。「記録的高温が西部と南部を襲い、この地域の最高気温が38度近くになるため、近くの空調設備を利用することにしよう」。そんなばかな！こう言うはずだ。「暑いな。中へ入ろう」（P.124）

　ここまで極端に曲がりくねった表現をすることはないにしても、何かしら理解してもらおうと思ったときに、私たちは言葉を尽くしすぎる傾向にある。

　では、一体どうしたらいいのだろうか。