Google Workspaceをビジネスで活用する 第110回 AIでメールの下書きや推敲ができる「Gmail」の「文章作成サポート」を活用しよう

ここ最近「Gemini」のサイドパネルや「NotebookLM」など、AIの導入が急速に進んでいるGoogle Workspaceですが、また新たに日本語で利用できるようになったAI関連の新機能が現れました。それが「Gmail」の「文書作成サポート」です。→過去の「Google Workspaceをビジネスで活用する」の回はこちらを参照。
Gmailで「文章作成サポート」の使い方
これは英語版などで「Help me write」として既に提供されている機能。プロンプトを入力してメールの文章の下書きを作成したり、下書きしたメールを推敲したりできるもの。Geminiなど他のAIツールを使用する必要なく文章作成ができるので、Gmailだけでメールの文章を書く効率を大幅に向上させられるのがポイントになります。
文書作成サポートの主な使い方の1つは、相手に送りたいメールの内容をプロンプトで入力し、自動でメールの下書きを作成すること。この機能を利用するにはまず、新規または返信でメッセージ作成のウィンドウを表示した後、画面下部の左から2番目にある文書作成サポートボタンを押すか、Windowsであれば「Alt」キーと「H」キーを同時に押します。
下部にプロンプトを入力するテキストボックスが現れるので、書きたいメールの内容を簡単な文章でプロンプトとして入力し、「作成」ボタンをクリックします。
すると自動的に下書きを作成してくれるので、内容に問題がない場合は「挿入」ボタンを押すと下書きがメール本文に入力されます。
あとは必要に応じて名前や本文の内容などを加筆修正していくことで、メールを完成させていけばOKです。
一方で、作成された内容がイマイチという場合は、先の画面から「再作成」ボタンを押して新たな下書きの候補を作成するか、あるいは「ブラッシュアップ」を選びます。
「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」の3つの項目が現れるので、それぞれを選ぶことで、下書きをよりフォーマルな文章、より内容を詳しく説明した文章、より短い文章へと、3つのパターンに変えることができます。
下書きをAIで「推敲」
もう1つ、文書作成サポートの主な使い方となるのが、作成したメールの下書きをAIで推敲することです。推敲するには、メールのウィンドウに下書きを入力した後に、文書作成サポートボタンを押すか、「Alt」ボタンと「H」ボタンを同時押しします。
「推敲」「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」の4つの項目が現れるので、これらのうちいずれかの項目を選ぶと、選んだ項目に沿った新しいメールの下書き候補が現れます。
「推敲」を選ぶと文章をより最適な形にまとめてくれるほか、「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」を選ぶと、下書き作成時と同じスタイルで文章を変更してくれます。
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