美のスペシャリストが伝授するビジネスマナーの極意 第12回 情報の取り扱い方や注意の仕方

4月17日(火)19時29分 マイナビニュース

マイナビニュースでの連載も今回で12回目を迎えます。4月になり、新社会人の方のフレッシュな姿を見かける時期となりました。就職や転職、昇進や異動など新年度ということで気持ちも新たにスタートする方も多いことでしょう。新しい環境で仕事をする方、新しい仲間を迎える方…… 春はせわしなくも新しい出会いも多く新鮮な気持ちで仕事ができる季節ではないでしょうか。

そんな今回は、情報の取り扱い方や注意の仕方についてお話し致します。このような情報社会の中で「情報」と一口にいっても重要度の高いものからそうでないものまで様々です。しかし普段働いていると会社の中でなされている会話や扱っている資料がとても重要だということをつい忘れがちです。今一度確認し、取扱いに気を付けて仕事を進めていきましょう。
○会社を一歩出たら注意

社内では通常の会話であっても、その話は他社にとっては機密ということもあります。会社がビルの中に入っている方はエレベーターでの会話にも注意が必要です。密室の中で他人と乗り合わせた場合に話が聞こえやすいからです。同僚との帰り道、電車での会話や屋外でのスマートフォンでの会話など、どこで誰が聞いているか分かりません。会社を一歩出たら会話には気をつけましょう。
○PCの取り扱いについて

今やビジネスで多くの人が当たり前に使うようになったパソコンは膨大な情報が入っていますよね。仕事によって用途は様々ですが、一番注意して取り扱わなければならないもののひとつです。基本的なことですがパソコンを持っての出張や外出などでの置き忘れや紛失に気をつけましょう。こういったハードの面はもちろんのこと、データのコピーをする際や怪しいと思うメールは開かないなどの注意も必要です。メールに関しては宛先違いの誤送信や添付の資料の間違え等も注意です。メールのやり取りをする相手に必要のない情報まで渡してしまわないように気をつけましょう。
○手書きのメモにはペンの色を工夫してみましょう

パソコンが主流になってきても、まだまだ手書きでメモをとることも多いと思います。重要な電話やメールのメモはどのようにしていますか。これは個人的な意見ですが、重要な事柄をメモする時は水色やオレンジ色のペンがおススメです。

通常黒や青のボールペン等でメモをすることが多いと思います。すると近くにいる人が見たときにはっきり読みやすいのです。会社の中であってもあまり見られたくないようなものもありますよね。私は秘書時代に様々な色で試しましたが水色とオレンジ色で書くと周りからはパッと見ただけでは何が書かれているか分かりません。周囲に見られたくないようなメモは書く色で工夫するのも良いかと思います。一度試してみてはいかがでしょうか。

小さなことですがメモというのは机の上に出したままにしてしまったりすぐ破棄することを忘れてしまったりしがちです。不要になったらすぐ破棄しましょう。
○資料を捨てる時

残念ながら捨てた資料から情報が奪われてしまうケースも少なくありません。重要な書類や資料を捨てる時は皆さんシュレッダーをしているかと思います。もしシュレッダーがない場合は細かく破くかハサミなどで切り刻みます。そのままゴミ箱に捨ててしまうのはやめましょう。
○個人のSNSは注意

個人で楽しむようにSNSを活用している方も多いと思います。特に本名でアカウントを持っている場合や会社名、電話番号などを載せている場合は誰でも検索して閲覧することが出来ます。誰もが見られるような設定でSNSを公表している場合はあなたのプライベートは誰でも知ることができるということです。

特に注意したいのは仕事への個人的な感想や仕事関係の人の悪口などそういったことを書くことはやめましょう。また、プライベートを出しすぎると休日は何をしていたか、あなたの行動範囲、家族構成も分かってしまいます。女性の方は住まいや帰宅するおおよその時間、いつが休日なのか等も知られたくありませんよね。十分に気をつけましょう。

いかがでしたでしょうか。会社内には様々な情報や資料や文書がありそのひとつひとつが仕事の何かしらに関わる大切なものです。気持ちを引き締めて新年度のスタートを切ってください。

■ 執筆者プロフィール:名越 華子(なごや はなこ)

大学卒業後、TBCグループ株式会社入社。入社2年目より秘書として勤務。日々の秘書業務を活かし敬語やマナー等本の監修や講演をし、若手の育成などにも力を注ぐ。その後マーケティングPR戦略部広報室に所属。TBCが掲げるTotal Beauty Communicationsの略であるTBCの窓口として美容や健康の情報を発信。秘書検定1級、青汁マイスターの資格を持つ。■エステティックTBCURL/https://www.tbc.co.jp/■MEN'S TBCURL/https://www.tbc.co.jp/mens/

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