ずぼらさんでも気軽にできる! クリアファイルを使ったラクチン書類整理術

7月16日(火)19時30分 マイナビウーマン子育て

家庭に毎日届けられる郵便・DM、子どもが毎日持ち帰ってくるプリントに、仕事用の書類……気が付けば書類が溢れかえり、プリントの地層が! どうやって管理したらいいんだろう? その答えは、意外と身近にあるんです。誰もが一度は利用したことがある、シンプルな透明クリアファイルがすべて解決してくれました。

書類の分類の基本ルール

こんにちは! SPACE PLUS+ 東京の整理収納アドバイザーの斉藤夏枝です。

実は私は、事務職歴10数年のベテランでもあります。職場でも家庭でも増え続ける「紙類」、整理のポイントは2つです。

2

書類は入ってきたときが勝負! まずは3つに分類しよう

第一ポイントは、紙類は入ってきたとき。その際、3つに分類します。

①その場で不要と判断できるものは、即ゴミ箱へ②スケジュール帳に書き写せば終了するものや、行事の案内や月の予定だよりなど終了するまで一定の期間保管したいもの、一時的に保存する書類、フロー書類。③長期間保管しておきたい書類(取扱説明書や連絡網、契約書など)、ストック書類。

この3つに分類してしまいます。これらは③→②→①の順で、家の中に長く保管されるもの。家の中に入ってきたときに、3段階に区別するというひと手間が大事です。

このひと手間が未来の自分をラクにします。慌ただしく帰宅し、その場で判断する時間がない場合も、一時置きを作り、なるべく当日や週末までに分類してしまいましょう。

書類管理は手軽で便利なアイテムに頼ろう!

家庭での書類管理は、穴をあけて書類を綴じこむ、リング式ファイルやとじ込み式ファイルではなく、透明なクリアファイルが一番手軽で便利です。

管理するのにいろいろな手間が発生してしまうものだと、面倒になってやらなくなってしまう可能性も。その点クリアファイルなら、放り込むだけで完了してしまうのでとても楽チン!

透明クリアファイル収納のメリット

6

穴をあけて閉じこむファイルに比べて、透明なクリアファイルでの書類管理には、メリットが3つもあります。

■毎回穴をあける必要なし! 順番などを入れ替える手間もかからず、書類管理の時短化に■穴をあけると穴の周辺がやぶけやすいが、クリアファイルだと書類を保護できる■必要な書類だけ簡単に持ち出すことが可能

書類を大切に保管しつつ、持ち運びしやすく、見える化で管理しやすいのが、私たちに一番馴染みのある透明なクリアファイルなんです。

透明クリアファイルの使い方

「取り出さなくても何の書類かわかる」。これが書類管理において、一番大事なポイントです。

まず郵便物が届いたら、封筒から出して封筒と一緒にクリアファイルへしまいましょう。

3

一度確認した書類も、封筒に戻してしまうと、確認するときにまた出すという手間がかかります。これは時間の無駄遣い!

書類は封筒から出して広げた状態で、封筒と一緒にクリアファイルへ。封筒を処分したくない場合は、一緒に保管すれば、連絡先もわかります。

小さなレシートもクリアファイルへ

4

精算が必要なレシートは、大きさもバラバラ! この時にもクリアファイルが大活躍してくれます。

クリアファイルに入れてしまえば、すべてA4の大きさに。同じ大きさに統一しておけば、管理も楽チン。小さなレシートの紛失も防ぐことができます。

クリアファイルにふせんをつける

5

クリアファイルは、その名の通り透明なので、ふせんがついていてもすぐわかります。書類のジャンル別に付箋の色を変えるなどプラスアルファの工夫をすると、よりわかりやすく! その際に、ふせんを書類ではなくクリアファイルに貼っておくと、書類を出し入れしても元に戻す場所がすぐわかるようになります。

透明クリアファイルを使った保管方法

6

クリアファイルに入れた書類は「立てて」保管すると省スペースに! そのときは、ファイルボックスを使うのがオススメです。

7

また、長期保管したい書類は、案件ごとにクリアファイルにいれて、さらにジャンル別に個別フォルダーで挟んで分類すると、書類を探しやすくなります。この方法だと、書類の増減や順番の入れ替えに対応しやすくなります。

まとめ

書類整理には、シンプルな透明クリアファイルが一番です。書類の情報はどんどん古くなりますので、ファイルボックスに書類がいっぱいになったら定期的に見直しをするようルールを作り心掛けると、書類は常に最新状態になりますよ。

●お片付けサービス・お片付けセミナーSPACEPLUS+大田区+整理収納アドバイザー斉藤夏枝スッキリお片付けhttps://spaceplus2017.com———————————–どうして我が家は片付かないんだろう?職場の人や家族が片づけてくれない。片づけに悩んでいる方に、大田区の整理収納アドバイザー、SPACEPLUS+の斉藤夏枝が「片付く仕組み作り」をセミナーやお片付けサービスを通じてお伝えしています。一日で資格が取れる整理収納アドバイザー2級認定講座も開催しています。

マイナビウーマン子育て

「郵便」をもっと詳しく

「郵便」のニュース

トピックス

BIGLOBE
トップへ