また時間のムダ!? 会議がうまくいくかどうかは「最初の5分」で決まるという話

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「時間の無駄！」とバッサリ切られがちな会議。必要性はわかるんだけど、個人に割り振られた仕事が忙しいときに限って、ダラダラと続いたり、何も決まらなかったりするからタチが悪い……。そんな会議をちょっとでもマトモにするためには、いったい何をしたりいのか？　SNSでコンサルタントの仕事術を発信している「外資系うさぎのちょこさん」に、生産的な会議をするコツを教えてもらった。

準備のポイント3つ（おさらい）

前回は会議準備編として、無駄のない効率的な会議運営を行うための最初のステップについて解説しました。
軽くおさらいすると、ポイントは次の3つ。

（1）まずは「会議のゴール」を決める
ひとつひとつの会議で達成すべきことが明確に決まっていないと、なんとなく集まって話して終わり、になってしまう

（2）参加者選びは過不足なく
ゴールの達成のために必要なメンバーは必ず呼ぶこと、だからと言って「念のため…」と関係ない人は呼ばないこと

（3）会議招集通知の送信も丁寧に
会議のゴールや事前に必要なタスクなど明記して、参加者全員が漏れなく準備を済ませられるような通知を出すのを忘れずに

ここまでやったら、あとは会議そのものをうまく回すだけです。

「"うまく回すだけ"って言われても…」と思ってしまうかもしれませんが、ちゃんとした事前準備が習慣化した組織なら、会議本番の進行そのものは、実はそんなに難しくなかったりします。

ぜひ、少しずつこういったやり方を取り入れていってみてください。継続すれば、必ず結果に結びつきます。

というわけで、本題です。

会議が始まったら、まず最初にすべきこと！

会議の生産性は冒頭5分、いや、下手すると1分で決まってしまうかもしれません。

会議が始まったら、最初にすべきことは、

会議の目的、ゴール、背景
会議のアジェンダ、進め方
各参加者へ事前に依頼していた作業

を読み上げる。

これだけです。

これだけなんですけど、これをやらずに、いきなり本題に入っていて参加者がうまく進行についていけなくなって結局内職ばかりしてしまう…なんて会議、多いんですよ。

いくら事前準備をちゃんとやるよう依頼しておいたとはいえ、会議の目的や背景に対する理解度や心構えには個人差があります。だから、ちょっとしたひと手間をかけて、参加者全員の会議に対する「認識合わせ」をするんですね。

コンサルのお仕事の現場でも、若手メンバーが会議冒頭の目線合わせを疎かにして怒られている姿なんかはよく見かけますね。

時間内に結論を出し切る進行方法

さて、この記事を読んでいる若手社会人の各位、就活でグループディスカッションに参加したときのこと、覚えてますか？

ファシリテーターやタイムキーパーは全体のアジェンダや割り当て時間を意識しながら、話が発散しすぎたり堂々巡りを繰り返したりしないように進行を管理。

参加者は、「今自分はどのような発言をすべきときか」を理解し、議論が先に進むような発言を心がける。

なんてことをしていた記憶、ありますよね。

おなじように、実際の会議の場でも

発言内容はアジェンダに沿ったものとし、話がズレてきたら適宜、軌道修正をする
たくさんの意見を出す段階（発散のフェーズ）で、出された意見の良し悪しの検討を初めてしまわない
出された意見を絞り込む段階（収束のフェーズ）で、話を蒸し返したり思いつきで新しい意見を出そうとしたりしない
次のアジェンダに移るまえに結論を出す

といったところに注意するのがコツです。

これはグループディスカッションでファシリテーターやタイムキーパーだけが頑張ってもうまくいかないのと同じように、会議の参加者ひとりひとりの心がけが大切です。

とは言っても最初から全員がうまく動く、というのも難しいので、慣れるまでは会議の主催者が細かめに進行を管理するようなやり方でよいと思います。

もちろん、全部が全部、杓子定規に進めれば良いってものでもありません。主催者は可能な範囲で、アジェンダや割り当て時間の組み換え、場合によっては次回会議に持ち越しなど、臨機応変な対応も必要です。

全部一気にやろうとすると結構難しいので、これも少しずつ取り入れていってみてください。

ラスト5分でやることは？

ここまでくれば、あと一歩です！

最初の5分でやることは、会議のゴール、進め方、事前に依頼した作業、の認識合わせでした。

ということは、最後の5分でやることも同じ感じです。

この会議で出た結論
この会議で決まらなかったこと、次回持ち越しになったこと
次回会議までのToDo（誰が何をいつまでにどのように対応するか）

を読み上げ、参加者全員の会議に対する認識を合わせます。

これもシンプルなのですが、やるとやらないとでは会議後の動き方が全然違ってきます。

会議が終わったけど、結局何が決まって、誰にタスクが振られたのかよくわからない、って状態になるのは大抵この最後の確認をやっていないことが原因です。

形骸化して何となくやっているだけの定例会議で本当にありがちですよね。

大事なのは基本の積み重ね

文字にして読むと、目新しさや分かりやすいすごさ、みたいなのは全然ないのですが、我々コンサルがPMOとして会議の準備や進行を受け持つ場合も、やっていることはだいたい本当にこんな感じです。

こういった細かい対応の積み重ねで組織全体のカルチャーや生産性が大きく変わってきます。

ぜひ皆さんのお仕事の現場でも、取り入れられそうなところからどんどん取り入れていって、少しずつ生産性をあげていってください。

次は、会議運営のコツ（議事録＆フォローアップ編）をお送ります。

ではまた次回！

外資系うさぎのちょこさん
職業：プロの転職家、外資系渡り兎。現在は某グローバル総合系コンサルファームのシニアマネージャ。 コンサル業界ネタを中心に、若手ビジネスパーソン、就活生、転職活動中の各位向けの有益な情報を呟いたり有益なnoteを書いたりしています。フォローすると有益になれます。

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