特定技能受入申請・管理業務のDX化で日本と世界をつなぐ「SMILEVISA(スマイルビザ)」開発の裏側

株式会社CROSLANは、受け入れ企業へ外国人労働者の雇用に必要な申請・管理業務をDX化するサービス「SMILEVISA（スマイルビザ）」を通じ、新しい雇用の形を提供しています。

政府の試算によると、特定技能（1号）の在留資格をもつ外国人労働者の受け入れ人数は、2024年度から5年間で最大82万人を見込んでいるとされています。

ただ、企業側は外国人労働者の受け入れ業務には、煩雑で多くの書類作成が求められるため、ハードルを感じている企業は少なくありません。そのため、これまでは外部に書類の作成管理も含めて管理を委託するのが一般的でした。

一方で、管理する人数が増えれば増えるほど、当然管理費が嵩張るためコストとして課題に感じる企業も増えてきています。

そんな企業が抱える課題を解決する「SMILEVISA（スマイルビザ）」を開発したCROSLANの創業者である川村 敦に、誕生の舞台裏やサービスにかける想いなどについて話を聞きました。

外国人労働者の過酷な労働環境を知り芽生えた、国籍や出身で制限を受けない世界を創りたいという思い

「SMILEVISA（スマイルビザ）」は、川村が大学生の時に体験したベトナムでの出来事がきっかけで生まれたサービスです。

学生時代にホーチミンに留学した際に出会ったのが、日本で就労経験のある元技能実習生のベトナム人たちです。

彼女らの賃金は、壮絶な労働環境でも、最低賃金を下回る時給300円で働かされていました。

現在では法律が厳格化されたため、そのような問題は起きにくくなりましたが、一方で、今だにブローカーが暗躍し、高額な手数料を支払ってでも来日する外国人労働者が後をたちません。

川村は、このような問題を起こさせないためにも仕組みを変える必要があると考え、言葉・国籍・出身での制限のない世界を創りたいという思いで、CROSLANを創業しました。

創業する前は、大学卒業後は大阪のIT企業にエンジニアとして就職し、副業として休日にはベトナム語翻訳や通訳の仕事を開始。2017年に独立しました。

お客様とともに特定技能の受入に奔走した経験から、システム化の着想を得る

特定技能は2019年から始まりました。ちょうど、製造業のお客様で実習生で働いていた方を特定技能に切り替えて受け入れたいという相談を受けました。

はじまったばかりの制度で、製造業の社長、特定技能として受け入れ予定の外国人スタッフ、私とみんなで入管の資料を確認し、時には電話し、不明点を調べながら一緒にどうすれば受け入れできるのか？を模索し続けました。

この苦労体験から、人材不足を解消するための受け入れ制度であるのにその手前の書類手続き、受け入れ以降の管理業務でつまづく企業は他にも多く直面すると感じました。そのため特定技能の受け入れの業務をDX化するためのクラウドサービス「SMILEVISA」の開発に着手しました。

しかし、2020年3月以降から、本格的にコロナが蔓延していったことにより、既存事業のなかで、一番の収益をあげていた事業が止まってしまいました。また、外国人雇用を控える企業が続出したことで、外国人の人材紹介事業も縮小せざるを得ませんでした。資金繰りにも多大な影響を与えました。

そのようなコロナ禍の厳しい環境の中で資金調達に成功。銀行や既存顧客からの人づてで試しに使ってみたいというユーザが増加し、「SMILEVISA（スマイルビザ）」のβ版が誕生しました。

多くの企業にとってハードルが高く、自社のみで対応できない特定技能の受け入れの手続き

少子高齢化による人口減少が進む日本の労働市場において、もはや外国人労働者は必要不可欠な存在です。2040年には、674万人まで増加するとされています。

これまで製造業や農業等のいわゆるブルーカラー職の受け入れには、技能実習制度が主に利用されていました。技能実習制度では、監理団体や送り出し機関等の中間エージェントを介する必要があります。

一方、2019年に新設された特定技能制度では、条件を満たせば企業が直接外国人労働者を受け入れることができるようになりました。

直接の受け入れができると中間エージェントに支払う管理コストを削減できる一方、これまで申請や管理をエージェントに任せてきた企業側には外国人労働者受け入れのノウハウがありません。

自社が受け入れ要件を満たすかどうかの確認から始まり、申請書や支援計画等の数十枚に及ぶ書類を作成し、同時に正しいフローで必要な手続きを済ましていく必要があります。どの書類が必要になるかは業種や労働者の国籍等によっても異なり非常に煩雑で、受け入れ後も定期的な報告義務があります。

多くの企業ではこのような申請・管理を自社で行うのは困難です。

結果、自社で外国人労働者を雇用しようにも多くの手間が発生するので、管理コストを支払って外部委託を選択します。

「SMILEVISA」で変わる、煩雑な外国人雇用の申請・管理業務

「SMILEVISA（スマイルビザ）」は、企業の基本情報と受け入れたい外国人労働者の情報を入力しておき、画面上に表示される案内に従って入力選択を進めるだけで、申請書類を自動的に作成できるサービスです。入力した内容に応じた必要書類も一覧で表示されます。

その他、四半期ごとの報告書、面談記録、相談苦情記録、随時報告といった特定技能外国人を受け入れ管理するにあたって特別に発生する各種ドキュメントを作成管理できるため、作業漏れを防くことができます。

「SMILEVISA」は必要業務の導線から書類完成・報告まで画面の案内に沿って進めるだけで完結できることが特徴的です。改めて行政に問い合わせしたり、資料を調査したりする必要がありません。

加えて、日本語学習、SIM手続きや不動産会社、翻訳通訳といった外国人労働者への支援サービスとも連携しており、「SMILEVISA」上から問い合わせ及び申し込みができます。

皆が生き生きとした社会へ。「SMILEVISA」を通じた壁なき世界の実現

最後に、代表の川村に今後の展望について話を聞きました。

外国人労働者の在留資格（ビザ）には、特定技能以外にも技術・人文知識・国際業務（技人国）、介護等さまざまな種類があります。

今後は、特定技能だけでなく、その他の在留資格にも対応できるようにしていきます。そうして、「SMILEVISA（スマイルビザ）」を中心としたシステムを通じて、企業の採用・管理コストの削減を促し、人材定着率の向上、ひいては生産性の向上に貢献できればと考えています。

せっかく日本にきたのに、せっかく労働者を仲間として受け入れたのにお互い苦労しあうのは誰も期待していません。言葉や行政手続き、コストが壁となっているものを取り除いていき、関係者が生き生きとできる社会を実現していきたいと思います。

（関連リンク）

・SMILEVISA（スマイルビザ）

https://www.smilevisa.jp/