その「無駄な会議」は、もしかして準備が悪いだけかも? 事前準備の「必須」ポイントとは?

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無駄といえば会議、会議といえば無駄……。そんなイメージを持たれがちな「会議」だが、実際のところ会議は仕事に必要不可欠。もしかしたら、これまで何度も経験してきた「無駄会議」は、やり方に問題があったのかもしれない……。と思ったので、グローバル系コンサルでバリバリ効率良い会議をこなしている「外資系うさぎのちょこさん」に、効率の良い会議の作り方を教えてもらった。

効率の良い会議運営とは？

皆さん、効率の良い会議運営ってどんな感じだと思いますか？

我々コンサルが会議運営をする場合、事前準備から会議中の進行、会議後のフォローアップと、全ての段階で無駄が生じてしまわないようにきめ細かな対応を行います。ポイントは、次のような感じです。

（1）事前にアジェンダ（議題）を決定
（2）過不足のない必要最低限のメンバーのみを会議に招く
（3）時間内で結論を出し、ToDoが決まるように進行をコントロール
（4）会議後、速やかに議事録を共有
（5）その後の対応状況を管理

無駄が多い会議とは？

逆に、無駄が多い会議、ってどんな感じだと思いますか？　ありがちなのは、次のような会議かと思います。

- 何のために集まっているかわからない
- 毎回なんとなく話したい人が話したいことを話している
- とりあえず関係しそうな人には出席してもらおうとしている
- 会議が終わっても何が決まったのかがよくわからない

リモートワークやオンライン会議が普及した結果、会議は以前よりも気軽に開けてしまう。そのため、出社が中心だった頃とくらべても、回数が増えがちです。

ちょこさんが働いているファームでも、「無駄が会議が多すぎるのではないか？」という声が、定期的に社内の色んなところから聞こえてきます。効率の良い会議運営の必要性が日に日に高まっていると実感しています。

そこで、今回は「効率の良い会議運営」の方法についてコツを紹介していきます。

まずは「会議のゴール」を決めよう

まずは事前準備ですが、突き詰めていくと「会議のゴールが見えているかどうか」が全てです。

さきほどのような「無駄な会議」が生まれるのは、ゴールが決まっていないことも大きな要因でしょう。

じゃあこのゴール、具体的にどんな感じで決めるのか。例えば…

- 今週予定されていたタスクの進捗を報告し、遅延している場合はその理由と対応策、完了期日について部長の承認を得ること
- 新たに発生した課題について、誰がいつまでに対応するか割り振りをし、参加者全員の合意を得ること
- 購入予定製品AとBについて、それぞれのメリットデメリットを報告し、どちらを採用するか役員の決裁を得ること

といった感じで、まずは、「これが達成できればゴール！」というイメージを持つことですね。そうすれば、次はゴール達成に必要な条件を割り出していくことになります。

参加者選びは過不足なく

次に考えるのは、その議題を話し合うのに必要最低限のメンバー構成です。具体的に誰と誰が必要かを思い浮かべていきます。

- 現場レベルの対応方針をまとめるだけだから、部長の出席は不要かな…
- この課題の解決策を検討するには、エンジニアチームも呼ばないといけないな…

といった感じで参加者を選んでいきます。

「いつものメンバーでなんとなく」で会議を設定してしまうと、肝心の人がいなくて結論を出せなかったとか、余計な人を呼んじゃったな……というケースが起きてしまいます。

会議招集通知の送信も丁寧に

会議招集通知の送り方も工夫しましょう。

会議のゴールと参加者、議題をハッキリ示して、必要資料の準備なども漏れなく依頼するのがポイントです。

例えばこんな感じです。

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【〇〇プロジェクト】課題検討会
日時
- ○月○日10時00分〜10時30分

議題
- 進捗および課題の報告（Aチームリーダー：5分）
- 進捗および課題の報告（Bチームリーダー：5分）
- 報告された課題について対応案と担当者の検討、決定（プロジェクトマネージャー：10分）
- 決定事項読み合わせ、次回議題の確認（PMO：5分）

準備依頼
- 各チームは所定の進捗報告シートおよび課題管理シートに必要事項の記入を済ませ、検討会前日定時までに共有フォルダに格納ください
- 議題の追加依頼があれば○○日までにPMOチームまで依頼ください

共有フォルダリンク
- URL

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こういった「型」を組織として習慣化することが、効率的な会議運営の第一歩です。ぜひ試してみてください。

次は、会議運営のコツ（会議進行編）編をお送ります。ではまた次回！

外資系うさぎのちょこさん
職業：プロの転職家、外資系渡り兎。現在は某グローバル総合系コンサルファームのシニアマネージャ。 コンサル業界ネタを中心に、若手ビジネスパーソン、就活生、転職活動中の各位向けの有益な情報を呟いたり有益なnoteを書いたりしています。フォローすると有益になれます。

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