「やる気の波」に左右されない「コンサル的タスク管理術」とは?

画像はイメージ

「忙しくて、新しいタスクがどうしても後回しに…」
「溜まった事務作業、なかなかやる気にならなくて、いつも締め切りギリギリ」

なんてこと、お仕事してるとよくありますよね。どんな人でも「やる気が起きない」タイミングはあるもの。

でも、そんな状況をうまく乗り越えて、安定したアウトプットができる人もいます。今回は、私の身の回りにいるコンサルタントたちが、安定した品質とスピードでお仕事を進めるために使っている「コンサル的タスク管理術」をご紹介します。（外資系うさぎのちょこさん）

仕事を頼まれたら、まず「3ステップ」！

やることは簡単、タスクが発生したら以下の3つのステップを踏まえて作業に着手するだけです。

やる気の波に左右されず、安定したアウトプットを出すための「3つのステップ」

ステップ１：タスクのゴールイメージと完了期日を明確にし、関係者と合意する
ステップ２：タスクをサブタスクに分割し、サブタスクごとのゴールイメージと完了期日を明確にする
ステップ３：最初にやるべきサブタスクに着手する

では各ステップを具体的にどう進めるか、解説していきましょう。

ステップ１：タスクのゴールイメージと完了期日を明確にし、関係者と合意する

まず最初のステップとして、発生したタスクについて、いつまでに何をどれくらいのレベル感で完了させる必要があるのか、を明確にしましょう。期待値の確認や調整ですね。この際、QCD（品質、コスト、納期）を具体的に確認できるとベストです。

例えば、上司から何かしらの調査と報告を振られた場合、

・報告に含めるべき項目は何か、調査の粒度や報告のボリュームはどの程度を想定しているか
・いつまでに仕上げる必要があるか ・優先順位やかけるべき工数はどの程度か

をその場で確認して、ついでに最終レビューの期日もその場で決めてしまって、その会議設定まで済ませてしまうのがオススメです。

これを最初にやっておけば、せっかく時間をかけて資料を作ったのに、いざ上司に報告したら「期待してたのと何か違うんだよね…こんなに時間かけて細かく調べなくてもよかったのに…」なんて返されて作業やり直し、みたいなことも防げますからね。

ステップ２：タスクをサブタスクに分割し、サブタスクごとのゴールイメージと完了期日を明確にする

ゴールのイメージと期日が明確になったら、次はゴールに向かって何をどういう順番でいつまでに完了させていく必要があるのか、ゴールから逆算しながら作業計画を立てます。マイルストーンの設定ですね。

ステップ１で例に上げた調査報告を進めるにあたっては、

・最終レビューに間に合わせるためにはいつの時点で自分の作業を完了しておく必要があるか
・中間レビューはどのタイミングで受けておく必要がありそうか
・調査項目や調査方法はいつまでに決め手おかないとい中間レビューに向けた作業が間に合わなくなるか

といった観点でタスクを細分化していくと良い感じです。

タスクを簡単な図にまとめたもの（WBS）を作るようなイメージでも良いかも知れません。

ステップ３：最初にやるべきサブタスクに着手する

ここまでくれば、いつ、どのサブタスクを完了させれば良いのかも明確になっています。「何をどうしたらよいのか分からない→作業が全然進まない→やる気がなくなる」というコンボは、もう回避できているでしょう。

あとは実際に手を動かすだけ、って段階なのですが、ここで作業がストップしてしまうケースもありますよね。

それを回避するためのコツが、「最初のタスクはなるべくすぐに完了できる簡単なものにする」というものです。

最初のタスクが明確で、しかも比較的簡単なものなら、多少やる気が足りなくとも機械的に作業をすることができます。そして、いったん始めてしまえば、モチベーションも自然と湧いてきたりしますよね。

この３ステップを習慣化してしまえれば、多少忙しかったりやる気の波があったりするときでも、手戻りリスクの少ない状態で作業を開始し、安定したパフォーマンスでアウトプットを出し続けていけるようになります。

今日からすぐに試せる、しかも試せば確実に効果が出るタスク管理術になるので、ぜひやってみてください。

なお、今回ご紹介したやる気の波に左右されずに安定したアウトプットを出すための3つのステップは、さらに細かく解説しているnote記事がありますので、「もっと詳しく知りたい！」と思っていただいた方はぜひこちらもお読みいただければと思います。

【雑感】脱モチベーション駆動タスク管理のススメ
https://note.com/choconejito/n/n1421ff4f2b4e

ではまた次回！

外資系うさぎのちょこさん
職業：プロの転職家、外資系渡り兎。現在は某グローバル総合系コンサルファームのシニアマネージャ。 コンサル業界ネタを中心に、若手ビジネスパーソン、就活生、転職活動中の各位向けの有益な情報を呟いたり有益なnoteを書いたりしています。フォローすると有益になれます。

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