【MVP賞紹介】関西支店をスピード立ち上げ！新しいオフィス環境を追求する総務部の奮闘

左から
白井 裕子（しらい ゆうこ）
コーポレート本部 総務部 総務グループ 主任
有賀 めぐみ（あるが めぐみ）
コーポレート本部 総務部 総務グループ グループリーダー
井上 達也（いのうえ たつや）
コーポレート本部 総務部 総務グループ

• 総務部がMVP受賞！関西支店開設で光が当たる大奮闘
• レンタルオフィスを活用し、なんばに隣接する眺望の良いオフィスが実現
• ビジネス拡大に貢献するために出した解が「レンタルオフィス利用」
• チームビッグローブで数多の課題を乗り越えて。結果として得たスピード感。スムーズな運用もポイント
• コラボレーションの場としてのオフィスのあり方を模索中。関西支店をモデルケースに歩を進めたい
• 関西支店長からひとこと

※撮影時のみマスクを外しています。

総務部がMVP受賞！関西支店開設で光が当たる大奮闘

———この度はMVP賞受賞おめでとうございます！まずはお気持ちを聞かせてください。

有賀：ありがとうございます。総務部は普段、裏方仕事が多いのですが、今回関西支店をスピードをもって立ち上げたことを評価いただき、とても嬉しく思っています。とはいえ、このプロジェクトは多くのBIGLOBE関係者のチームワークにより出せた結果ですので、総務部だけではなく、チームでいただいた栄誉だと思っています。

———MVP賞を受賞した案件の概要を聞かせてもらえますか？

井上：一言で言えば、2021年下期に取り組んだ関西支店の開設に加え、2022年上期には開設後のオフィスにBIGLOBE独自仕様の環境を短期間で実現させたというものです。
関西支店にも、東京オフィスと同様の、安心安全なインターネット環境やオフィス環境を提供したことが評価されたと思います。と言うと簡単に聞こえるかもしれませんが、実は初めてのことばかりで、かつ社内外の多数の関係者を取りまとめることが求められる、泥臭さも多い難しいプロジェクトでした。

レンタルオフィスを活用し、なんばに隣接する眺望の良いオフィスが実現

———受賞内容を詳しくお聞きする前に、関西支店についてお伺いします。大阪の中心地に位置する素晴らしいオフィスだそうですね。

井上：御堂筋線のなんば駅に隣接していて、どこへ行くにも便利なロケーションが自慢です。アメリカ発のレンタルオフィスを利用していて、他企業と同居する中で異業種交流も生まれています。セキュリティの観点から一部プライバシーフィルムを施したガラス張りの間仕切りは近代的で、名実ともに風通しの良いオフィスになりました。28階のため眺望も抜群で、大阪平野を一望できます。

有賀：なんばはBIGLOBEの取引先である大型量販店の近くに位置しますし、新大阪駅にも乗り換えなしで行けるアクセスの良さが魅力ですね。有名な飲食店や店舗も多いですし、百貨店やスーパーにも隣接していて、関西支店の方は「働く」以外の魅力も楽しまれていると聞いています。東京オフィスの人からも羨ましがられる支店となっていますよ。

白井：オフィスは関西支店ならでは、の特徴が出ていますが、セキュリティや出退勤、インターネット・イントラネットは東京オフィスと同一の環境を提供しています。たとえば東京オフィスから関西支店の複合プリンターに出力するといったことも可能にしました。本当の意味で「支店」といえる設備が整ったことが、総務部的には誇れる案件ですね。

ビジネス拡大に貢献するために出した解が「レンタルオフィス利用」

———羨ましいオフィス環境ですね。関西支店は新しく立ち上げたとのことですが、なぜこれ程のスピードが求められたのでしょうか？

有賀：BIGLOBEの従来の商圏の中心は関東でしたが、今後のビジネスの課題としてそれ以外、特に東京に次ぐ商圏である関西地区の掘り起こしが課題でした。量販店ビジネスを展開するコンシューマ営業部より、関西支店立ち上げの希望が上がってきたのが2021年下期。翌1月にはオープンさせて売上拡大につなげたいという内容です。

井上：通常考えれば新しいオフィスの立ち上げには契約まで3カ月、さらに環境整備に3カ月は必要なので…頭を抱えましたが、そこは部員の知恵と経験値をフルに活かして、チームビッグローブで現場の要望に応えていこうということになりました。

白井：コロナ禍で在宅勤務が主流になっていますが、逆にコラボレーションの場としてのオフィス環境のニーズは高まってきています。私も出社したくなるオフィス、モチベーションの上がるオフィスの重要性を肌身で感じていましたので、モデルオフィスとなるような支店を開設しようと、総務部全体の士気も上がりました。

———今回はレンタルオフィスを利用することになったそうですが、その経緯や良かった点、困った点を教えてください。

井上：通常、不動産業者から提案されるオフィス物件は、いわゆる「更地」の状態からのレイアウト考案、ネットワーク機器や什器の選定などが必要です。6カ月を要するというのは伊達ではなく実際にそれだけの時間が必要なのです。その工期を絶対に短縮する必要がありました。
また、アクセスも重要で、お客さまに近いロケーションが有利であることに加え、採用にも影響するんです。会社を支えるのは何と言っても「人材」ですから、そういう意味でも今後拡大すべき関西支店は便利な場所にあることが不可欠でした。
このように妥協できないポイントをクリアするためにたどり着いた解が「レンタルオフィス」の利用です。

有賀：レンタルオフィスは、いわゆる「スタートアップ企業」がよく利用するオフィス形態です。即入居可という条件のオフィスも多いですし、何よりも立地に優れたオフィスが多いです。価格が抑えられることも特徴です。しかもシェアオフィスとは違い個室が確保できるため、個人情報を取り扱うBIGLOBEのような企業にも向いているのではないかと考えました。アメリカ発の新しい文化が入ってくることへの期待もありました。とはいえレンタルオフィスの利用はBIGLOBEとしても初めてでしたので、不安もありました。

白井：私たちが選定したレンタルオフィスでは共用の受付スタッフや会議室も魅力でした。さらに、16時からは共用スペースで生ビール飲み放題(!)といった嬉しいサービスや、入居企業が参加できるイベントが定期的に開催されるなど、スタートアップ企業を彷彿とさせるような雰囲気があります。これなら出社のモチベーションは確実に上がる！と確信しました。

井上：課題となったのは、BIGLOBE独自の要求仕様が多かったことですね。基本的にレンタルオフィスはカスタマイズには応じてくれません。準備された定型契約書の内容を変更する想定はしていないのです。一方BIGLOBEは個人情報取扱事業者ですので、私たちの独自仕様に応じてくれないと契約できません。そこは高いハードルとなりましたが、一つひとつ粘り強く交渉し、ありがたいことに先方の協力を引き出すこともできました。経験豊富な総務部の交渉力が役立った場面だと思います。

チームビッグローブで数多の課題を乗り越えて。結果として得たスピード感。スムーズな運用もポイント

———今回の関西支店開設がMVP賞の栄誉に輝いた理由として、特に評価されたと考えるポイントについて、それぞれのお立場から教えてください。

有賀：第1にはスピード感です。2021年下期に要望があがり、レンタルオフィス利用の方針を出し、契約と入居の準備を同時に進めてわずか2カ月、2022年1月には入居可能にしました。契約締結が12月末だったことからも、このスピード感、というかバタバタ感はお分かりいただけると思います(笑)。

井上：スピード重視でオフィスを立ち上げた後は、着実に利用環境の整備を進めていきました。先に言いましたように、レンタルオフィスですので基本的にはカスタマイズ対応はしていません。そこを、粘り強い交渉でBIGLOBEの仕様を適用可能とし、個人情報取扱事業者として必要なセキュリティ要件を確保するための監視カメラや入退室システムを導入できたのは大きかったですね。

白井：第2にはチームビッグローブの力です。私は入退室システム導入を担当したのですが、苦労の連続でした。レンタルオフィス側のサーバーマシンを経由して出退勤データが送られてくるという仕様は初めての経験だったんです。幸いプロジェクトにはBIGLOBE側の基盤ネットワークを熟知したエンジニアにも参加してもらったので、スムーズなデータの授受が可能となりました。

こんなにタスクの多いプロジェクトは、私たちBIGLOBEという会社が、顔が見える程よい規模感だったからこそ成し遂げられたのではないでしょうか。

井上：そうですね。社内の協力を引き出して、それぞれが叡智を発揮できたのは強みですし、非常に心強かったですね。

有賀：井上さんは長い社歴と多様な業務経験をフルに活かして、レンタルオフィスとその業者、またBIGLOBE側の業者など、複数の関係者を上手に取りまとめてくれました。それぞれを的確にスケジューリングして、実際に現地へ足を運んで扉交換やカメラ設置などの作業を確実に実施してもらったことも大きかったですよ。

白井：第3のポイントはスムーズな運用です。関西支店には総務部が駐在しませんので、事務作業は現地メンバーに担当してもらうことになります。東京オフィスと同じ運用で入退勤管理や郵便運用などができるよう、社内ポータルサイトを最大限に利用して、手続きを見える化し、集中的に現地担当者へレクチャーしました。
その結果順調に運用できていると聞き、逼迫したスケジュールの中頑張った甲斐があったなと思っています。

コラボレーションの場としてのオフィスのあり方を模索中。関西支店をモデルケースに歩を進めたい

———少し話題を変えます。関西支店はアフターコロナの新しいオフィスの形を提示しているようですね。総務部が考える新しいオフィスの形はどのようなものですか？

有賀：コロナ禍の影響で在宅勤務が中心になり、オフィスは閑散としていて「もったいない」という意見もありました。部分的にフリーアドレスを導入するなどしてきましたが、一方で対面の重要性も感じています。これからのオフィスは個の仕事の場と、コラボレーションの場の二極化が進んでいくと思います。そういう意味では新しいオフィスの形を常に提示できるよう、総務部としても歩みを止めないように進んでいきたいです。

———力強い抱負です！最後に総務部はどんな部署でしょうか？

有賀：ベテラン社員が多いプロフェッショナル集団です。BIGLOBEの総務部はチームワークの良さが自慢でみんなが助け合って仕事をしています。裏方ですが、社員の幸せを支える存在として活動していきたいですね。

関西支店長からひとこと

———チームワークの良さは、このインタビューの時間でも伝わってきました。このたびは受賞おめでとうございました。BIGLOBEで働く人をこれからも支えていってください！

※記載している団体、製品名、サービス名称は各社またはその関連会社の商標または登録商標です。